Arbeidsgivere bør oppbevare all jobbrelatert dokumentasjon som ansettelsesregister, resultatgjennomganger, disiplinære handlinger og stillingsbeskrivelser i en ansatts generelle personalmappe. … Americans with Disabilities Act (ADA) forbyr arbeidsgivere å inkludere medisinsk informasjon i en ansatts generelle personalmappe.
Hvilke dokumenter bør oppbevares i en ansatts personalmappe?
Hva skal lagres i en personalfil
- jobbbeskrivelse for stillingen.
- jobbsøknad og/eller CV.
- tilbud om ansettelse.
- IRS-skjema W-4 (ansattes sertifikat for forskuddstrekk)
- kvittering eller signert bekreftelse av medarbeiderhåndbok.
- ytelsesevalueringer.
- skjemaer knyttet til ytelser til ansatte.
Hvilke dokumenter bør ikke oppbevares i en personalmappe?
Eksempler på elementer som ikke skal inkluderes i personalmappen er:
- Pre-employment records (med unntak av søknad og CV)
- Månedlige fremmøtetransaksjonsdokumenter.
- Klager fra varslere, notater generert fra undersøkelser av uformelle diskrimineringsklager, ombud eller Campus Climate.
Hva lagres i en personalmappe?
Personalfiler inneholder vanligvis dokumenter som den ansatte allerede har gjennomgått og derfor er han eller hun kjentmed innholdet deres. Dette inkluderer dokumenter som jobbsøknader, prestasjonsevalueringer, anerkjennelsesbrev, opplæringsjournaler og skjemaer som er relatert til overføringer og forfremmelse.
Bør intervjunotater oppbevares i personalmappen?
Under jobbintervjuer vil du (eller ansettelseslederen) sannsynligvis ta notater om kandidaten. … Siden disse notatene gjelder ansettelsesbeslutningen din, må de oppbevares i minst ett år, i henhold til forskriftene fra Equal Employment Opportunity Commission. Men de trenger ikke å oppbevares i en personalfil.